엑셀 문서로 중요한 데이터를 정리하다 보면 다른 사람이 실수로 서식을 바꾸거나 숫자를 지워버릴까 봐 불안할 때가 많습니다. 특히 공동으로 사용하는 파일이나 중요한 보고서 양식은 원본 데이터를 안전하게 보관하는 장치가 필수적입니다.
이럴 때 활용하기 가장 좋은 기능이 바로 읽기 전용 설정입니다. 내가 만든 문서를 안전하게 보호하는 방법부터 잠겨 있는 파일을 풀어서 작업하는 방법까지 알기 쉽게 정리해 드립니다.
여러 개의 문서를 다룰 때도 유용하게 쓰이는 파일 보호 기능을 마스터하시면 데이터 유실 걱정 없이 안심하고 업무를 처리할 수 있습니다. 지금부터 메뉴 클릭 몇 번으로 소중한 데이터를 지키는 정석적인 방법을 순서대로 안내해 드리겠습니다.
1. 엑셀 읽기전용 범위 지정 방법
타인이 내 문서를 함부로 수정하지 못하도록 원천 차단하는 가장 확실한 방법은 파일 자체에 속성을 부여하는 것입니다.
엑셀 프로그램을 실행하지 않고도 윈도우 바탕화면이나 폴더 내에서 마우스 클릭만으로 간단하게 처리할 수 있습니다.
먼저 보호하고 싶은 엑셀 파일이 저장된 폴더로 이동합니다. 해당 파일 아이콘 위에 마우스 커서를 올린 뒤 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
아래쪽에 열리는 메뉴 창에서 맨 끄트머리에 있는 [속성] 항목을 마우스 왼쪽 버튼으로 선택해 줍니다.
속성 창이 나타나면 하단의 ‘특성’ 섹션을 확인합니다. 여기에 있는 [읽기 전용] 항목의 체크박스를 마우스로 클릭하여 체크 표시를 활성화해 줍니다.
마지막으로 우측 하단의 [확인] 버튼을 누르면 설정이 완료됩니다.
이제 다른 사람이 이 파일을 열면 상단에 메세지가 나타나며 내용을 수정하더라도 같은 이름으로 저장할 수 없게 됩니다.
2. 엑셀 읽기전용 다중 파일 일괄 처리하는 방법
지정해야 할 문서가 한두 개가 아니라 수십 개에 달할 때는 하나씩 일일이 속성을 바꾸기 번거롭습니다.
이럴 때는 여러 개의 문서를 한데 묶어서 한 번에 제어하는 다중 처리 방식을 활용하면 시간을 획기적으로 줄일 수 있습니다.
작업할 파일들이 모여 있는 폴더를 열어줍니다. 키보드에서 단축키 [Ctrl] 키를 누른 상태에서 마우스로 원하는 엑셀 파일들을 하나씩 클릭하여 한꺼번에 선택해 줍니다.
만약 폴더 안의 모든 문서를 한 번에 잡고 싶다면 [Ctrl + A] 단축키를 눌러 전체 범위를 지정하셔도 좋습니다.
여러 파일이 파랗게 선택된 상태에서 마우스 오른쪽 버튼을 누르고 [속성]으로 들어갑니다. 동일하게 하단의 [읽기 전용] 체크박스를 체크한 뒤 [확인]을 눌러줍니다.
이렇게 하면 내가 지정한 수많은 문서에 파일 보호 속성이 한 번에 일괄 적용되어 아주 신속하게 보안 처리를 마칠 수 있습니다.
3. 엑셀 읽기전용 해제하기
반대로 잠겨 있는 문서를 받아서 정상적인 데이터 입력이나 수정 작업을 진행해야 할 때는 걸려 있는 제약 장치를 올바르게 풀어주어야 합니다.
해제하는 과정 역시 설정법의 역순으로 진행하면 되기 때문에 초보자분들도 금방 따라 하실 수 있습니다.
풀고자 하는 엑셀 파일 위에서 마우스 우클릭을 한 뒤 [속성] 창을 열어줍니다.
창 내부 하단에 활성화되어 있는 [읽기 전용] 항목의 체크박스를 마우스로 다시 한번 클릭하여 체크 표시를 깨끗하게 지워줍니다.
체크가 해제된 것을 확인한 후 하단의 [확인] 버튼을 눌러 적용을 마무리합니다.
이제 엑셀 파일을 다시 실행하면 상단의 잠금 안내 문구가 사라지며, 평소처럼 자유롭게 데이터를 입력하고 기존 파일에 그대로 덮어쓰기 저장을 하실 수 있습니다.
오늘 함께 알아본 파일 제어 팁을 활용하시면 중요한 정산서나 양식 문서를 타인의 임의 수정으로부터 안전하게 방어할 수 있습니다.
화면이 쪼개지거나 수식이 꼬이는 불상사를 미연에 방지할 수 있는 가장 직관적인 실무 노하우입니다.
파일이 잠겨서 수정이 안 될 때도 당황하지 마시고 폴더 안에서 속성 체크를 가볍게 풀어 해결해 보시길 바랍니다.
| <엑셀 기초 내용이 더 궁금하시다면 아래 링크 참고하세요.>
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